Persondata- og informasjonskapselpraksis – Arp-Hansen Hotel Group A/S

Bruk av personopplysninger

Versjon 21. juni 2021

Som et naturlig ledd i Arp-Hansen Hotel Group A/S’ (”Arp-Hansen Hotel Group”) aktiviteter og markedsføring av Arp-Hansen, herunder Arp-Hansen Hotel Groups hoteller, innhenter vi personopplysninger om gjestene våre og de som besøker nettstedene våre. Det er Arp-Hansen Hotel Groups offisielle praksis at det skal være åpenhet om dette. Derfor forteller vi her hvordan Arp-Hansen Hotel Group bruker personopplysninger som innsamles i forbindelse med ditt opphold på et hotell i Arp-Hansen Hotel Group samt ved bruk av våre hotellers nettsteder på www.arp-hansen.dksamt www.karriere.arp-hansen.dk.

1. Dataansvarlig

Det er Arp-Hansen Hotel Group A/S, cvr-nr. 54399219, Nybrovej 75, 2820 Gentofte, Danmark, som er dataansvarlig for innsamling og bruk av personopplysninger som er beskrevet i vår praksis.

2. Innsamling av personopplysninger

Arp-Hansen samler inn, lagrer og bruker personopplysninger om deg i forbindelse med ditt besøk på Arp-Hansen Hotel Groups hoteller samt ved din bruk av vårt nettsted og abonnering på nyhetsbrev. Du vil alltid bli informert i forbindelse med innsamling av personopplysningene dine. Personopplysningene er f.eks. navn, adresse, e-post, telefonnummer, fødselsdato, kredittinformasjon samt informasjon om ditt opphold på Arp-Hansen Hotel Group, preferanser, forbruk, med mer.

I forbindelse med at informasjon oppgis, vil det alltid fremgå om dette var frivillig eller nødvendig for gjennomføringen av den ønskede handlingen, for eksempel ved bestilling av hotellopphold.

Informasjonen hentes som regel direkte fra deg, men vi kan også motta personopplysninger fra andre kilder, for eksempel uavhengige leverandører av bestillingstjenester.

3. Hvorfor bruker Arp-Hansen dine personopplysninger?

Arp-Hansen bruker dine personopplysninger til følgende formål:

Bestilling av hotellopphold eller restaurantbesøk
For å gjennomføre booking av hotellopphold eller restaurantbesøk behandler vi opplysninger om deg for å 1) behandle forespørselen og verifisere tilgjengelighet, 2) gjennomføre bestillingen samt 3) sende deg en kvittering.

I den forbindelse kan vi blant annet behandle opplysninger om navn, e-postadresse, telefonnummer, opplysninger om medfølgende gjester samt ankomst- og avreisedato.

Når du bestiller oppholdet eller restaurantbesøk via nettstedet vårt, behandles kredittkortopplysningene dine av vår betalingsleverandør.

Grunnlaget for behandlingen er personvernforordningens artikkel 6, første ledd, bokstav b. Personopplysningene er nødvendige å behandle for å oppfylle avtalen med deg. Opplysninger om eventuelt medfølgende gjester behandles på bakgrunn av vår legitime interesse i å oppfylle avtalen med deg, jf. personvernforordningens artikkel 6, stk. 1, bokstav f.

Opphold på Arp-Hansen Hotel Group
Arp-Hansen Hotel Group behandler og oppbevarer informasjon om deg i forbindelse med oppholdet ditt hos oss, og tilbyr deg de tjenester du eventuelt har bestilt. Vårt grunnlag for denne behandlingen er å oppfylle avtalen om ditt opphold, jf. ovenstående.

For alle øvrige tjenester samler vi inn og behandler opplysningene dine på bakgrunn av vår legitime interesse i å gi deg den beste opplevelsen under oppholdet på Arp-Hansen Hotel Group og den best mulige servicen ved fremtidige opphold, jf. personvernforordningens artikkel 6, første ledd, bokstav f.

I noen tilfeller er vi også pålagt å be deg om å vise legitimasjon i form av pass eller lignende med tanke på identifikasjon. Vi behandler opplysningene på bakgrunn av personvernforordningens artikkel 6, første ledd, bokstav c, da vi er rettslig forpliktet til å foreta behandlingen.

Digital Guest
Du kan få relevant informasjon om hotelloppholdet ditt, herunder opplysninger om åpningstider i resepsjonen og restauranten, WiFi-koden, ruteveiledninger osv., i vår webaserte app Digital Guest.

Hvis du bruker Digital Guest, kan vi behandle opplysninger om navn, telefonnummer, e-postadresse, romnummer, dato for ankomst, opplysninger om bestillinger og innlegg i gjesteboken vår.

Grunnlaget for behandlingen er personvernforordningens artikkel 6 første ledd bokstav b. Behandlingen foretas for å oppfylle avtalen med deg om levering av de tjenestene som stilles til rådighet i Digital Guest samt vår legitime interesse i å gi deg den beste opplevelsen under ditt opphold på Arp-Hansen Hotel Groups hoteller, jf. personvernforordningens artikkel 6, første ledd, bokstav f. 

Kundetilfredshetsundersøkelse
Dersom du har oppgitt e-postadressen din i forbindelse med bestillingen av oppholdet ditt hos Arp-Hansen Hotel Group, vil vi i enkelte tilfeller etter endt opphold sende deg en e-post med lenke til en kundetilfredshetsundersøkelse. Vårt grunnlag for denne behandlingen er interesseavveiningsregelen i personvernforordningens artikkel 6, første ledd, bokstav f, ettersom vi har en legitim interesse i å forbedre våre tjenester.

Markedsføring og nyhetsbrev
Hvis vi har mottatt samtykke fra deg, vil Arp-Hansen Hotel Group bruke personopplysningen dine til å sende ut e-post og nyhetsbrev fra Arp-Hansen Hotel Group, med blant annet aktuelle medlemsfordeler og -tilbud, informasjon om arrangementer og rabatter hos Arp-Hansen Hotel Group. Hvis du på et tidspunkt ikke lenger ønsker å motta denne type e-post og nyhetsbrev, kan du avregistrere deg ved å sende en henvendelse via e-post til info@arp-hansen.dk eller ved å benytte avregistreringslenken nederst i nyhetsbrevet. Grunnlaget for behandlingen er ditt samtykke, jf. personvernforordningens artikkel 6, første ledd, bokstav a,

Vi bruker Facebook-pixels til å samle inn data om din adferd på våre nettsteder. Formålet med innsamlingen er målrettet markedsføring på Facebook for besøkende som har vært på vårt nettsted og som har en Facebook-profil. Tilsvarende gjelder Instragram og LinkedIn. Dette på bakgrunn av Arp-Hansen Hotel Groups legitime interesse av å kunne vise deg relevante tilbud og nyheter, jfr. artikkel 6, første ledd, i personvernforordningen, bokstav f.

Videoovervåkning
Arp-Hansen Hotel Group har videoovervåkning av sine lokaler.. Det er satt opp skilt i de områdene som videoovervåkes.

Opptakene vil kun bli gjennomgått i tilfelle mistanke om kriminelle handlinger, brudd på våre retningslinjer eller med tanke på avklaring av tvister eller sikkerhetsrelaterte hendelser. Bare spesielt utvalgte medarbeidere hos Arp-Hansen Hotel Group har adgang til opptakene.

Videoovervåkningen skjer på bakgrunn av Arp-Hansen Hotel Groups legitime interesse av å forebygge kriminalitet samt å ivareta gjestenes sikkerhet, jf. databeskyttelsesforordningens artikkel 6, stk. 1, bokstav f og databeskyttelseslovens § 8, stk. 3.

Opptakene kan bli gitt videre til politiet i kriminalitetsoppklarende øyemed hvis dette skjer til varetakelse av offentlige eller private interesser som klart overstiger hensynet til de interessene som begrunner hemmeligholdelse, jf. personvernforordningens § 8, stk. 4, herunder hvis fremleggelsen på annen måte er underlagt lovkrav. Hvis det er nødvendig å fremlegge opptakene til andre formål enn tidligere nevnte, vil vi be om ditt samtykke til en slik fremleggelse hvis du inngår i opptakene.

Varslerordning
Mistanke om ureglementert atferd og brudd på gjeldende rett eller interne retningslinjer kan rapporteres via varslerordningen vår.

Når vi mottar et varsel behandler vi personopplysninger om de registrerte som er en del av varselet (dvs. avsenderen av varselet, den varslede personen og andre involverte tredjeparter) med formålet å håndtere og undersøke varselet. 

Hvis du varsler en mistenkt overtredelse, blir varselet behandlet fortrolig, og om du vil kan du være anonym. Du bør likevel under alle omstendigheter oppgi en e-postadresse som du kan kontaktes på, da vi kan ha behov for å innhente ytterligere opplysninger om bruddet for å kunne håndtere saken korrekt.

Vi kan behandle følgende personopplysninger om den det varsles om: Navn, stilling, kontaktopplysninger og rapporterte opplysninger, herunder beskrivelse av mistenkt overtredelse.

Følgende personopplysninger kan behandles om andre tredjeparter som er nevnt i varselet: Navn, stilling, kontaktopplysninger og rapporterte opplysninger.

Vi behandler personopplysningene basert på vår legitime interesse i å undersøke rapporterte forhold, jf. personvernforordningens artikkel 6, første ledd, bokstav f. Da det per 17. desember 2021 er obligatorisk for Arp-Hansen Hotel Group å ha en varslerordning, vil personopplysningene deretter behandles for å oppfylle vår rettslige forpliktelse, jf. personvernforordningens artikkel 6, første ledd, bokstav c.

Kundehenvendelser og kommunikasjon
Når du henvender deg til kundeservice eller kommuniserer med Arp-Hansen Hotel Group i andre sammenhenger, samler vi inn og bruker informasjonen du gir med formålet å behandle henvendelsene dine. Vi oppfordrer deg til ikke å oppgi sensitive personopplysninger, med mindre det er strengt nødvendig, med tanke på behandlingen av henvendelsen din. I slike tilfeller bør informasjonen sendes alene i kryptert form, dersom du sender den via e-post.

Vårt grunnlag for behandlingen avhenger av karakteren på henvendelsen. Grunnlaget vil imidlertid ofte være at behandlingen er nødvendig før inngåelse av avtale, jf. personvernforordningens artikkel 6, stk. 1, bokstav b eller vår legitime interesse i å håndtere din henvendelse, jf. personvernforordningens artikkel 6, stk. 1, bokstav f.

Bruk av nettsted
Arp-Hansen Hotel Group har tilgang til informasjon om besøkende på nettstedet, samt hvordan besøkere bruker nettstedet og dets funksjoner. 

Når du har besøkt Arp-Hansen Hotel Group nettsted, samler vi inn følgende informasjon om deg:

  • Hvilke sider du har besøkt, når og hvor lenge
  • Brukeradferd
  • Nettlesertype
  • IP-adresse

Denne informasjonen brukes til å få kjennskap til brukernes bruk av hjemmesiden samt forbedre nettstedet. Utover dette, behandles data om alle brukernes navigasjon for å forstå hvordan brukere som en samlet gruppe benytter nettstedet. Ved hjelp av dette ønsker vi å forbedre nettstedet. Vi kan ikke se hvilken side du kom fra. Når du forlater siden vår, kan vi heller ikke se hvilken side du går videre til. Videre samler vi inn informasjon om hvilke produkter brukerne våre, som en samlet gruppe, foretrekker. Denne informasjonen brukes også til å forbedre nettstedet.

De innsamlede personopplysningene behandles på grunnlag av Arp-Hansen Hotel Groups legitime interesse i å forfølge ovennevnte formål, jf. personvernforordningens artikkel 6, første ledd, bokstav f.

Bruk av appen på et av Arp-Hansen Hotel Groups hoteller
Når du bruker Arp-Hansen Hotel Groups app, som tilbys på noen av hotellene, samler vi inn og behandler følgende opplysninger om deg:

  • Brukeradferd
  • IP-adresse
  • Hvilket nettsted du har besøkt før du åpner appen
  • Nettlesertype, nettleserinnstillinger, nettleserkonfigurasjon og plugins
  • Dato og tidspunkt for bruk av appen
  • Informasjon om enheten du bruker for å få tilgang til appen, inkludert hvilken type enhet du bruker, operativsystem, innstillinger på enheten, applikasjons-ID, unike enhetsidentifikatorer og registreringsdata
  • Plassering
  • Informasjon om reservasjoner på et av Arp-Hansen Hotel Groups hoteller når du bruker appen til å finne din reservasjon, herunder etternavn, bookingreferanse, dato og tidspunkt for innsjekking via appen
  • Informasjon om når du bruker appen til å låse deg inn på rommet på et av Arp-Hansen Hotel Groups hoteller, samt informasjon om hvem du deler den digitale nøkkelen til rommet med via appen
  • Bestillingsinformasjon, inkludert navn, adresse, land, e-post og telefonnummer, hvilken type rom du bestiller, dato for oppholdet du har bestilt og betalingsopplysninger når du bruker appen til å bestille et opphold på et av Arp-Hansen Hotel Groups hoteller.

Informasjonen brukes til å få kjennskap til brukernes bruk av appen, samt til å forbedre appen. Vi behandler informasjon om din IP-adresse, beliggenhet og reservasjoner på et av Arp-Hansen Hotel Groups hoteller med det formål å stille appens funksjoner til din rådighet for deg. I tillegg behandler vi bestillingsinformasjon med det formål å inngå en avtale med deg om bestilling av et rom på et av Arp-Hansen Hotel Groups hoteller.

De innsamlede personopplysningene behandles i utgangspunktet på grunnlag av Arp-Hansen Hotel Groups legitime interesse i å forfølge ovennevnte formål, jf. personvernforordningens artikkel 6 første ledd, bokstav f. Grunnlaget for behandling av bestillingsinformasjon er at behandlingen er nødvendig for inngåelse av en avtale med deg, jf. personvernforordningens artikkel 6 første ledd, bokstav b. Vi behandler kun opplysninger om din plassering hvis du samtykker til dette via appen, jf. personvernforordningens artikkel 6, første ledd, bokstav a.

Rekruttering
Dersom du søker på en jobb hos Arp-Hansen Hotel Group via vårt nettsted, samler vi inn personopplysningene du selv opplyser om i søknaden, CV og eventuelle vedlegg med tanke på evalueringen av søknaden din.

Grunnlaget for vår behandling av dine personopplysninger er din søknad om inngåelse av en ansættelseskontrakt med Arp-Hansen Hotel Group, jf. databeskyttelsesforordningens artikkel 6, stk. 1, bokstav b, og vår legitime interesse i at behandle de personopplysninger, du selv har gitt os, jf. databeskyttelsesforordningens artikkel 6, stk. 1, bokstav f.

Vi anbefaler at søknaden din ikke inneholder sensivite personopplysninger, som for eksempel personopplysninger som avslører rasemessig eller etnisk bakgrunn, religion, fagforeningsmedlemskap, seksualitet, helseopplysninger, og så videre.

Du vil motta ytterligere informasjon om behandlingen av personopplysningene dine under selve ansettelsesprosessen.

Andre formål
I tillegg til ovenstående formål kan Arp-Hansen Hotel Group også behandle personopplysningene dine med tanke på å oppfylle lovkrav, jf. personvernforordningens artikkel 6, stk. 1, bokstav c eller for å fastsette, utøve eller forsvare rettskrav, jf. personvernforordningens artikkel 6, stk. 1, bokstav f og artikkel 9, stk. 2, bokstav f.

Vårt nettsted kan inneholde lenker til andre nettsteder eller til integrerte nettsteder. Vi er ikke ansvarlige for innholdet på andre selskapers nettsteder, eller deres praksis i forbindelse med innsamling av personopplysninger. Når du besøker andre nettsteder, oppfordres du til å lese innehavernes praksis med hensyn til beskyttelse av personopplysninger og annen relevant praksis.

4. Hvem deler Arp-Hansen Hotel Group personopplysningene dine med?

Arp-Hansen Hotel Group gir i enkelte tilfeller personopplysningene dine til Arp-Hansen Hotel Groups leverandører som leverer ytelser på Arp-Hansen Hotel Groups vegne, for eksempel i forbindelse med levering av bookingsystem, Digitalguest-løsning, utsendelse av nyhetsbrev, STAY SAVE Benefit-program, kundetilfredshetsundersøkelser og rekrutteringsløsningen. Disse leverandørene bruker bare personopplysninger på Arp-Hansen Hotel Groups vegne og i overensstemmelse med Arp-Hansen Hotel Groups instruks, og kan derfor ikke bruke personopplysninger til egne formål.

Under visse omstendigheter og ifølge lovgivningen kan det være nødvendig å oppgi personopplysninger til myndighetene, jf. personvernforordningens artikkel 6, første ledd, bokstav c. Videreformidling kan også skje hvis det er nødvendig for oppfyllelse av en avtale som du er part i, f.eks. i forbindelse med bestilling av en reise. Vi kan også utlevere personopplysningene dine for å etablere, utøve eller forsvare våre juridiske rettigheter, jf. personvernforordningens artikkel 6, stk. 1, bokstav f og artikkel 9, stk. 2, bokstav f. Vi kan i tillegg også gi personopplysningene dine videre til eksterne revisorer for å overholde vår revisjonsplikt, jf. personvernforordningens artikkel 6, stk. 1, bokstav c.

I forbindelse med Arp-Hansen Hotel Groups utvikling kan selskapsstrukturen endre seg, for eksempel ved helt eller delvis salg av Arp-Hansen Hotel Group. I tilfelle av delvis overdragelse av aktiva som inneholder personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget for den tilknyttede videreformidlingen av personopplysninger i utgangspunktet personvernforordningens artikkel 6, første ledd, bokstav f., idet Arp-Hansen Hotel Group har en legitim interesse av å overdra deler av sine aktiva samt å foreta kommersielle endringer.

Hvis personopplysningene dine overføres til databehandlere eller dataansvarlige som er etablert i land utenfor EU/EØS, som ikke har et tilstrekkelig beskyttelsesnivå, vil slik overføring som utgangspunkt baseres på EU-kommisjonens standardkontraktsbestemmelser.

5. Tilbaketrekking av samtykke

Du kan til enhver tid trekke tilbake eventuelle samtykker du har gitt til Arp-Hansen Hotel Group. Tilbaketrekking av samtykke kan medføre at det ikke lenger vil være mulig for oss å tilby deg ulike produkter og tjenester. Hvis du ønsker å trekke tilbake samtykket ditt, kan du kontakte oss via e-post eller telefon som angitt nedenfor i avsnitt 6.

Tilbaketrekking av samtykke til vårt nyhetsbrev kan skje ved avregistreringslenke direkte i henvendelsen.

Tilbaketrekking av samtykke berører ikke lovligheten av den behandlingen som er basert på samtykke innen tilbaketrekkingen.

6. Dine rettigheter

Du har rett til å få innsyn i hvilke opplysninger Arp-Hansen Hotel Group behandler om deg, og til hvilket formål opplysningene behandles. Du har også rett til å nekte at personopplysningene dine behandles, herunder til profilering, og rett til å kreve korrigering, sletting eller blokkering av informasjon som er feil, villedende eller på lignende vis i strid med lovgivning, eller kreve begrensning av bruk.

Videre har du også i enkelte tilfeller rett til å få utlevert personopplysninger som Arp-Hansen Hotel Group har registrert, i et strukturert, vanlig, og maskinlesbart format – samt å få overført informasjonen til en annen dataansvarlig.   

Hvis du ønsker å benytte deg av noen av rettighetene, kan du henvende deg til:

Arp-Hansen Hotel Group A/S
Att.: Torben Kristensen
Nybrovej 75
2820 Gentofte
E-post: info@arp-hansen.dk
Telefon: +45 4597 0500

7. Sikkerhet

Arp-Hansen Hotel Group legger stor vekt på at alle personopplysninger behandles fortrolig og at informasjonen kun brukes av medarbeidere som er instruert i hvordan de skal behandle personopplysninger, for å unngå at informasjon går tapt eller kommer uvedkommende i hende.

8. Lagring av personopplysninger

Arp-Hansen sikrer nødvendig oppdatering av lagrede personopplysninger, slik at alt til enhver tid er korrekt.

Personopplysningene dine vil bli slettet når Arp-Hansen ikke anser at det er nødvendig å bruke eller oppbevare dem til bruk for ovenstående formål, eller på grunnlag av annet legitimt formål.

De personopplysningene som vi har registrert om deg i forbindelse med besøk på Arp-Hansen Hotel Groups restauranter, oppbevarer vi inntil 380 dager etter siste besøk. Gjesteopplysninger som samles inn i forbindelse med bestilling og opphold på Arp-Hansen Hotel Groups hoteller vil bli oppbevart inntil 380 dager etter siste opphold. Opplysninger i Digital Guest-løsningen slettes imidlertid 7 dager etter endt opphold. Oppbevaringsperiodene er fastsatt på bakgrunn av vår legitime interesse i å kunne yte kundeservice og håndtere eventuelle rettskrav.

Dokumentasjon på ditt markedsføringsrettslige samtykke oppbevares i 2 år, fra du har tilbakekalt ditt samtykke til å motta direkte markedsføringsmateriale. Oppbevaringsperioden er fastsatt på bakgrunn av Arp-Hansen Hotel Groups legitime interesse av å kunne dokumentere at direkte markedsføring har skjedd i overensstemmelse med gjeldende lovgivning.

Opptak fra videoovervåkning med tanke på å forebygge kriminalitet, slettes eller anonymiseres senest 30 dager etter at opptaket fant sted. Med mindre det er nødvendig for Arp-Hansen å oppbevare opptaket med tanke på å behandle en konkret tvist, for eksempel i forbindelse med oppklaring av kriminalitet eller andre ulovlige handlinger. Opptak fra videoovervåkning til andre formål vil bli slettet når det ikke tjener et saklig formål å oppbevare informasjonen.

Varslinger som mottas via varslerordningen vår, som faller utenfor ordningen eller som forøvrig viser seg som grunnløse, slettes umiddelbart etter at det er konstatert. Rapporter som behandles, men som ikke fører til politianmeldelse, slettes 2 måneder etter endt undersøkelse. Hvis det meldes til politiet eller andre relevante myndigheter, slettes opplysningene umiddelbart etter avslutningen av saken, med mindre opplysningene overføres til den varslede ansattes personalmappe. I så fall slettes personopplysningene senest 5 år + 6 måneder etter ansettelsesforholdets opphør.

Personopplysninger i bokføringsmateriell oppbevares i 5 år + 6 måneder fra regnskapsårets slutt, og deretter slettes opplysningene. Oppbevaringsperioden er fastsatt på bakgrunn av oppbevaringskravene i bokføringslovens § 10 og skjer derfor med henblikk på å overholde gjeldende lovgivning.

Personopplysninger samlet inn i forbindelse med rekruttering oppbevares under ansettelsesprosessen. Hvis vi ikke kan tilby deg en stilling, oppbevarer vi søknaden din, CV og eventuelle vedlegg i en periode på 6 måneder etter vårt avslag, med mindre du har gitt samtykke til at de kan oppbevares ut over denne perioden.

Opplysningene kan imidlertid oppbevares lenger enn angitt ovenfor hvis det er påkrevd i henhold til lovgivningen, eller hvis det er nødvendig for at et rettskrav skal kunne fastsettes, gjøres gjeldende eller forsvares. Opplysningene kan også oppbevares lengre i anonymisert form, det vil si at det ikke lenger vil være mulig å relatere informasjonen til deg.

9. Lenker til andre nettsteder m.m.

Vårt nettsted kan inneholde lenker til andre nettsteder eller til integrerte nettsteder. Vi er ikke ansvarlige for innholdet på andre selskapers nettsteder, eller deres praksis i forbindelse med innsamling av personopplysninger. Når du besøker andre nettsteder, oppfordres du til å lese innehavernes praksis med hensyn til beskyttelse av personopplysninger og annen relevant praksis.

10. Kontakt

Dersom du har spørsmål eller ønsker å klage på bruken av personopplysninger, kan du kontakte Arp-Hansen via e-post eller telefon som oppgitt ovenfor. Hvis klagen din ikke blir løst av oss og du vil gå videre med saken, kan du klage til Datatilsynet:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby, Danmark
Telefon: 33 19 32 00
E-post dt@datatilsynet.dk


Retningslinjer for bruk av informasjonskapsler

På nettstedet arp-hansen.dk bruker vi informasjonskapsler i overensstemmelse med gjeldende retningslinjer for bruk av informasjonskapsler.

Eieropplysninger

Arp-Hansen Hotel Group A/S
Nybrovej 75
2820 Gentofte, Danmark
CVR-nr.: 54 39 92 19
Telefon: +45 4597 0500
E-post: sales@arp-hansen.dk

COVID-19-informasjon, og hva du kan forvente når du besøker oss Les mer her.